Một vài nét về kho tài liệu vi dạng của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Hiện nay giải pháp số hoá để lưu trữ và bảo quản tài liệu dưới các định dạng điện tử đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới, tuy nhiên công nghệ chuyển dạng tài liệu để lưu trữ và bảo quản bằng vi dạng (vi phim và vi phiếu) vẫn được đánh giá cao và được áp dụng rộng rãi. Khi được tạo ra và bảo quản theo các tiêu chuẩn chung của Viện tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và tiêu chuẩn của Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM), vi dạng có thể có tuổi thọ lên tới hơn 500 năm.

1. Tài liệu vi dạng và điều kiện bảo quản

Vi dạng là một loại hình tài liệu mà phương tiện vật chất dùng để lưu giữ thông tin (vật mang tin) có chất liệu là phim, được sử dụng để lưu trữ dữ liệu ở một tỷ lệ rất nhỏ và thường xuất hiện dưới một số loại định dạng. Những định dạng quen thuộc nhất là vi phim (microfilm) 16mm hoặc 35mm và vi phiếu (microfiche) nhìn giống như một tấm thẻ bằng nhựa.

Các vi dạng thường xuất hiện dưới nhiều chất liệu phim khác nhau, bao gồm cellulose nitrate, cellulose acetate và polyester. Phim được làm bằng chất liệu cellulose nitrate khá dễ cháy, dễ thải ra những khí độc theo thời gian, dễ bị phân huỷ tự nhiên và đã được ngừng sản xuất vào đầu những năm 1950. Phim được làm bằng chất liệu cellulose acetate an toàn và không cháy, bị thoái hoá tự nhiên theo thời gian, các loại phim acetate lâu năm có thể thải ra khí acid acetic. Polyester là chất liệu phim duy nhất hiện được khuyến nghị sử dụng trong bảo quản bằng vi phim vì vừa bền, vừa ổn định.

Những yêu cầu bảo quản đối với vi dạng giống như những yêu cầu đối với tài liệu phim ảnh khác. Việc kiểm soát môi trường, những tác nhân tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm không khí luôn được quan tâm đặt lên hàng đầu. Các nhà nghiên cứu chuyên môn khuyến cáo, tài liệu vi dạng cần được lưu trữ và bảo quản trong điều kiện nhiệt độ<21oC (70oF) và độ ẩm tương đối <50%. Thường xuyên kiểm soát ô nhiễm không khí như bụi bẩn, các chất gây ô nhiễm dạng khí bởi chúng có thể gây ra các vết xước và ăn mòn đối với phim, làm hư hỏng chất liệu nền nhũ tương trên bề mặt phim và có thể tạo ra phản ứng hoá học hoặc những tác động hãm gây ra những vết ố trên phim. Bao hộp đựng phim là một trong những yếu tố góp phần vào việc lưu trữ và bảo quản tài liệu vi dạng một cách lâu dài. Bao hộp đựng phim nên được làm bằng giấy chất lượng cao, không chứa than chì, có đệm và trung tính; tránh sử dụng keo dính trong quá trình làm bao hộp. Các tủ đựng bằng thép phù hợp nhất đối với việc lưu trữ phim. Giải pháp hữu dụng đối với việc bảo quản tài liệu vi dạng là sao thành nhiều bản lưu trữ. Phần lớn các kho tài liệu phim có giá trị lâu dài, sử dụng một hệ thống ba thế hệ phim: bản gốc âm bản (Negative microfilm), bản sao âm bản (bản in từ bản gốc âm bản - Direct negative microfilm) và bản sao sử dụng (dương bản - Positive microfilm) để tạo ra sự linh hoạt trong các yêu cầu về lưu giữ. Người sử dụng khi thao tác với phim cần cầm vào mép hoặc đầu phim; riêng với bản gốc âm bản nên đeo găng tay khi thao tác bởi vì dầu từ da tay chứa acid và vân tay có thể làm hỏng phim. Một yếu tố nữa cũng cần phải lưu ý trong quá trình bảo quản tài liệu vi dạng đó là thiết bị đọc, bởi các thiết bị đọc vi dạng thường thải ra nhiệt. Các tiêu chuẩn của ANSI quy định nhiệt độ trên mặt phim cao nhất cho phép là 75oC (167oF). Vì vậy, để tránh các khu vực nhỏ của phim (ví dụ một khuôn hình) bị nóng quá lâu, nên tắt các thiết bị đọc vi dạng khi không còn sử dụng máy. Ngoài ra thiết bị bám bụi bẩn sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh. Bụi bẩn có thể bám vào phim và làm mờ đi các chi tiết, thậm chí làm hỏng phim; Bụi bẩn có thể dầy lên ở mép của các tấm kính cũng tạo ra một nguồn gây xước phim. Vì lý do này, các tấm kính và giá đỡ phim cần được lau chùi hàng ngày và dùng vải phủ bất cứ khi nào máy đọc phim không sử dụng.

2. Kho tài liệu vi dạng của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Năm 1967, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) được Thư viện Quốc gia Cộng hoà Dân chủ Đức tặng một dây chuyền sản xuất tài liệu vi phim gồm máy chụp phim, các thiết bị in tráng, bảo quản phim và 3 máy đọc vi phim, đồng thời chuyên gia của Cộng hoà Dân chủ Đức cũng đã đào tạo, chuyển giao cho viên chức của TVQG quy trình chuyển dạng tài liệu giấy sang tài liệu vi phim. Tiếp đến năm 1995, tổ chức Luce (Mỹ) cũng đã tiến hành dự án SEAM (dự án tăng cường chuyển dạng tài liệu vi phim cho thư viện các nước Đông Nam Á), trong đó TVQG là một trong những thư viện được thụ hưởng. Dự án đã tài trợ cho TVQG các trang thiết bị chuyên dụng cho việc chuyển dạng và phim cellulose acetate 35mm. Hai dự án trên đã giúp bộ phận chuyển dạng tài liệu vi phim của TVQG được duy trì hoạt động liên tục từ những năm 70 của thế kỷ XX cho tới tháng 8/2015 mới tạm dừng. Trong quá trình đó, một khối lượng lớn tài liệu Đông Dương (sách, báo xuất bản trước năm 1954 bằng chữ Quốc ngữ và tiếng Pháp), tài liệu Hán Nôm đã được TVQG sao chụp chuyển dạng sang tài liệu vi phim để bảo quản tài liệu gốc. Ngoài việc tự chuyển dạng những tài liệu của đơn vị, TVQG còn tăng cường hợp tác, trao đổi tài liệu vi dạng với nhiều thư viện trên thế giới, như: Liên Xô, Trung Quốc, Pháp…

Trước đây, kho tài liệu vi dạng của TVQG được lưu trữ, bảo quản tại Phòng đọc Báo - Tạp chí để tiện cho việc phục vụ bạn đọc. Đến tháng 7/2014, theo chủ trương quy hoạch lại các phòng phục vụ bạn đọc, kho tài liệu vi dạng được chuyển về lưu giữ trong không gian chung của Kho Quý hiếm thuộc Tổng kho phòng Bảo quản tài liệu, TVQG. Do điều kiện bảo quản chưa được tốt trong thời gian dài, nên một số lượng lớn tài liệu vi phim đã bị nấm mốc, mờ, dính bết, các tác nhân hoá học tạo ra phản ứng tiêu cực, phim lâu ngày xảy ra hiện tượng thải ra khí acid acetic (có mùi dấm chua). Tính đến thời điểm tháng 8/2015, kho tài liệu vi dạng của TVQG có tổng số: 9.944 tài liệu vi phiếu; 4.348 hộp vi phim, trong đó có: 1.305 hộp phim âm bản và 3.043 hộp phim dương bản.

2.1. Tài liệu vi phiếu (microfiche)

2.1.1.Giới thiệu chung

Số tài liệu vi phiếu (gần 10.000 tên) hiện đang được lưu trữ tại TVQG, do Thư viện Quốc gia Pháp sao chụp từ sách, báo, tạp chí của Việt Nam và tặng lại cho TVQG. Số tài liệu này đều được xuất bản trước năm 1954, trong số đó có nhiều tài liệu quý hiếm về lịch sử, như: Đại Việt sử ký toàn thư, Đại Nam quốc sử diễn ca, Sử ký nước An Nam, Lịch sử xã hội Việt Nam, Việt Nam sử học: Việt Nam sử học về thế kỷ XVIII - Triều Tây Sơn…; Về văn học, nghệ thuật, gồm nhiều tác phẩm văn học nổi tiếng của các nhà thơ, nhà văn, như: Nguyễn Du, Ngô Tất Tố, Thế Lữ, Lưu Trọng Lư, Vũ Trọng Phụng, Nam Cao, Tô Hoài…; Những tác phẩm, kịch bản trích đoạn về loại hình nghệ thuật văn nghệ trình diễn cổ truyền của dân tộc Việt Nam: cải lương vọng cổ, tuồng cổ (hát bộ), ca trù, chèo… Ngoài ra, tài liệu địa chí về một số tỉnh thành, huyện trong cả nước cũng chiếm một phần không nhỏ trong số tài liệu vi phiếu có ở TVQG, như: Phú Thọ tỉnh địa chí, Hưng Yên địa chí, Hà Đông tỉnh dư địa chí, Lịch sử Thủ đô Hà Nội, Tiểu sử các tên phố Hà Nội, Hà Nội băm sáu phố phường, Thanh Hoá nhân địa chí, Địa dư tỉnh Nghệ An, Địa dư các tỉnh Bắc kỳ, Quảng Bình địa dư, Địa dư sơ lược: Bản đồ Quy Nhơn, Địa dư tỉnh Phú Yên, Địa dư tỉnh Bạc Liêu…

Có thể nói nội dung của số tài liệu vi phiếu rất đa dạng, đã phản ánh khá đầy đủ một giai đoạn lịch sử của đất nước, của nền văn học Việt Nam.

2.1.2. Điều kiện bảo quản, lưu giữ, phục vụ

Với điều kiện khí hậu cận nhiệt đới ẩm đặc thù của miền Bắc, các trang thiết bị điều hoà và kiểm soát môi trường kho xuống cấp gây ảnh hưởng đến việc thiết lập môi trường tiêu chuẩn phù hợp lưu giữ tài liệu vi dạng. Hơn nữa trong nền nhiệt độ, độ ẩm không ổn định dẫn đến quá trình tự huỷ hoại của phim bị đẩy nhanh, một số phim bị mờ và có hiện tượng nấm mốc lốm đốm trên bề mặt của phim.

+ Vào mùa lạnh (trong khoảng tháng 11 - tháng 3): nhiệt độ trong kho dao động từ 16oC - 25oC; độ ẩm từ 70% - 80%.

+ Vào mùa nóng (trong khoảng tháng 4 - tháng 10): nhiệt độ trong kho dao động từ 25oC - 30oC; độ ẩm 55% - 70%.

Từ trước đến nay, việc bao gói từng tài liệu vi phiếu được TVQG sử dụng bằng chất liệu giấy tái chế, lâu ngày tự huỷ hoại, cùng với những tác nhân tự nhiên: nhiệt độ, độ ẩm dẫn đến giấy bị oxy hoá, nhiễm axít hay những tác động của người sử dụng… nay đã ố vàng, rách mủn. Các tài liệu được bao gói và xếp liền kề theo ký hiệu kho trong các ngăn kéo tủ gỗ đã sử dụng lâu năm.

Trong những năm gần đây, giải pháp chuyển dạng tài liệu vi dạng sang tài liệu số để bảo quản cũng được TVQG quan tâm triển khai. Tính đến thời điểm tháng 6/2016, TVQG đã chuyển dạng  1.711 tài liệu vi phiếu sang tài liệu số.

Liên quan đến công tác phục vụ, thao tác thực hiện trong quá trình đọc vi phiếu của một số bạn đọc chưa đúng: tay cầm trực tiếp lên bề mặt của vi phiếu sẽ để lại dấu vân tay trên phim; lấy nhiều vi phiếu ra khỏi bao gói, đọc xong không cất vào bao gói ngay dẫn đến việc các hạt bụi trong không khí bám vào bề mặt của vi phiếu gây nên hiện tượng xước phim, làm mờ nội dung tài liệu.

2.2. Tài liệu vi phim (microfilm)

2.2.1.Giới thiệu chung

Tài liệu vi phim hiện đang được lưu trữ tại TVQG với tổng số 4.348 hộp phim, gồm có 1.305 hộp phim âm bản gốc được cất giữ dự phòng và 3.043 hộp phim dương bản được dùng để phục vụ bạn đọc. Cụ thể: có 1.396 tên sách (tương ứng với 1.322 hộp phim), 197 tên báo (tương ứng với 432 hộp phim) và 444 tên tạp chí (tương ứng với 799 hộp phim). Số còn lại gồm: sách Hán Nôm có 142 tên (tương ứng với 142 hộp phim), sách Liên Xô (sách tiếng Nga) có 65 tên (tương ứng với 73 hộp phim), báo Trung Quốc có 9 tên (tương ứng với 213 hộp phim), còn lại là báo, tạp chí Trung ương, báo địa phương có 12 tên (tương ứng với 60 hộp phim) và báo Pháp có 1 tên (tương ứng với 2 hộp phim). Nội dung của kho tài liệu vi phim chủ yếu là sách, báo, tạp chí Đông Dương viết về Việt Nam, được xuất bản trước năm 1954 bằng chữ Quốc ngữ và tiếng Pháp, như: Đông Dương tạp chí, Nam Phong tạp chí... Trong đó có những tờ báo đã có đóng góp nhiều cho sự phát triển của văn hoá, xã hội như: Tiếng dân, Nông Công Thương, Phụ nữ tân văn…

2.2.2. Điều kiện bảo quản, lưu trữ

- Tài liệu vi phim được bảo quản, lưu trữ cùng chung môi trường, nhiệt độ, độ ẩm với tài liệu vi phiếu; do đó, một số tài liệu vi phim cũng bị mờ và có hiện tượng nấm mốc.

- Các hộp phim âm bản và dương bản được xếp riêng biệt trên giá kim loại sơn tĩnh điện. Trước đây mỗi cuộn phim dương bản được bảo quản trong các hộp kim loại, lâu ngày các hộp kim loại đã bị oxy hoá, rỉ sét. Năm 2013, TVQG đã triển khai thay hộp kim loại bảo quản vi phim sang hộp bìa giấy, cho tới nay toàn bộ số phim dương bản đã được chuyển sang bảo quản trong hộp bìa giấy. Số phim âm bản hiện vẫn được bảo quản trong hộp nhựa nguyên bản của phim.

- Thao tác thực hiện trong quá trình đọc vi phim của một số bạn đọc chưa đúng gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của phim.

2.3. Một số giải pháp bảo quản đối với kho tài liệu vi dạng của Thư viện Quốc gia Việt Nam

2.3.1. Giải pháp chung cho kho tài liệu vi dạng

- Kho tàng: Cần phải phân kho riêng biệt giữa tài liệu vi dạng và tài liệu giấy để hạn chế tối đa việc ô nhiễm không khí, bụi bẩn. Tăng cường quay vòng lượt vệ sinh, hút bụi, làm sạch kho tàng.

- Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm:

+ Trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ công suất lớn, duy trì mức nhiệt từ 18oC - 21oC;

+ Tăng cường bổ sung thêm số lượng máy hút ẩm phù hợp, duy trì độ ẩm trong khoảng 35% - 50%.

- Thiết bị đọc: Thường xuyên vệ sinh các tấm kính và giá đỡ phim, có vải phủ kín thiết bị đọc khi không sử dụng đến để tránh bụi bẩn ô nhiễm trong môi trường.

- Thao tác với phim: Thường xuyên nhắc nhở, nâng cao ý thức trách nhiệm đối với viên chức làm việc trực tiếp và bạn đọc khi thao tác với phim: cầm vào mép hoặc đầu phim, tuyệt đối không cầm trực tiếp lên bề mặt của phim; Cất phim vào bao gói, hộp bảo quản ngay sau khi sử dụng xong; Trong quá trình đọc không dừng ở một khuôn hình quá lâu dẫn đến việc phim tại khuôn hình đó bị nóng quá sẽ làm hỏng và biến dạng phim.

2.3.2. Giải pháp riêng với tài liệu vi phiếu

- Thay mới bao gói: Bao gói hiện tại của tài liệu vi phiếu được làm bằng giấy tái chế, lâu ngày đã ố vàng, mủn rách và bị oxy hoá sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của vi phiếu. Giải pháp thay bao gói cũ bằng bao gói mới được làm bằng chất liệu bìa giấy trung tính hay còn gọi là giấy phi axít (acid free paper).

- Thay mới tủ lưu trữ: Tủ lưu trữ tài liệu vi phiếu hiện nay được làm bằng gỗ lâu ngày đã cũ, hỏng và hơn nữa tủ bằng gỗ cũng không được khuyến khích dùng để lưu trữ phim. Giải pháp thay tủ gỗ cũ sang tủ lưu trữ mới được làm bằng chất liệu thép.

Trong thời đại cách mạng số hiện nay, tài liệu vi dạng vẫn đang thầm lặng khẳng định vai trò của mình trong công tác lưu trữ. Trong điều kiện tiêu chuẩn, tài liệu vi dạng có thể tự hào về tuổi thọ vượt xa các vật mang tin khác. Do vậy, việc bảo quản tài liệu vi dạng - một trong vốn tài liệu quý của TVQG cần sự quan tâm, đầu tư hơn nữa nhằm gìn giữ bộ sưu tập đặc biệt này tồn tại với thời gian, đáp ứng hiệu quả nhu cầu khai thác thông tin đa dạng của bạn đọc Thư viện.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đặng Văn Ức.Nghiên cứu công tác Bảo quản tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam : Luận văn Thạc sỹ khoa học Thông tin - Thư viện. - H.: Đại học Văn hoá Hà Nội, 1994. - Tr. 19-21, 37.

2. Lê Thị Tiến.Xây dựng và Bảo quản vốn tài liệu của các thư viện công cộng Việt Nam : Đề tài Nghiên cứu Khoa học cấp Bộ, H.:, 2008.  - Tr. 38, 51.

3. Kiều Văn Hốt, Chu Tuyết Lan.Các cẩm nang về kỹ thuật Bảo quản tài liệu thuộc Dự án “Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam" năm 2003. Truy cập từ http://nlv.gov.vn/bao-quan-tai-lieu/ky-thuat-bao-quan-tai-lieu.html.

______________

Lê Phương Lan

Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nguồn: Thư viện Quốc gia